Битрикс24 для начинающих

Структура статьи:

1. Интерфейс системы.
2. Учет рабочего времени. Отчетность.
3. Планирование задач.
4. Активные коммуникации.
5. Работа с CRM.
6. Работа с экстранетом.

В этом материале мы поможем вам разобраться с основными разделами Битрикс24 и дадим подробную инструкцию, как работать в Битрикс 24 и как с помощью этого сервиса организовать работу вашей компании.

Изучаем интерфейс системы Битрикс24

Основные разделы в Битриксе 24 находятся в левой боковой панели. Назовем это меню. Его наполнение вы можете редактировать сами: то, что используете постоянно, оставляете, остальное убираете.

Нажмите на три горизонтальные полоски вверху, слева от наименования компании, чтобы посмотреть, какие есть разделы и рабочие инструменты.

Остановимся кратко на каждом пункте меню.

Живая лента

Здесь можно общаться с помощью сообщений, проводить опросы, делиться своими мыслями и обсуждать общие проблемы. Вы можете вести диалог со всеми работниками или ограничить доступ к информации для отдельной группы коллег. Например, только для Отдела маркетинга.

Задачи и проекты

По названию легко понять, для чего он предназначен. В нем размещают задания и цели, касающиеся лично вас с разных сторон. В одних вы можете быть наблюдателем, в других – соисполнителем. Здесь можно также просмотреть список целей, поставленных в рамках отдельного проекта.

Чат и звонки

В этом разделе Битрикс24 можно увидеть все чаты сотрудников, как индивидуальные, так и групповые. Также здесь находится Битрикс-телефония. Вы можете звонить клиентам, не выходя из портала.

Группы

Раздел «Группы» напрямую связан с «Задачами». Все проекты и группы, созданные вами, всегда сохраняются в данном разделе.

Диск

Раздел создан для того, чтобы быстро находить любые рабочие материалы компании: тексты, видео- и аудиофайлы. Все хранится в одном месте.

Календарь

Это раздел для планирования любых рабочих событий. Сюда вносят информацию о встречах с клиентами, планерках, интервью по Skype.

Почта

Здесь вы можете привязать ваш почтовый ящик и пользоваться электронной почтой в одном окне.

CRM

Основной и, пожалуй, самый объемный раздел Битрикс 24. В нем находится и структурируется вся рабочая информация о компании: данные о клиентах, перечень товаров, контакты, заключенные сделки.

Сайты

В разделе можно самостоятельно создавать лендинги. Для этого здесь предусмотрено все необходимое: встроенный конструктор, чтобы создавать посадочные страницы, можно выбрать один из предложенных шаблонов.

Настраиваем панель учета рабочего времени, разбираемся с отчетностью

Работать с данной панелью очень просто. В начале трудового дня, вы нажимаете кнопку «Начать», в конце – «Завершить». Не забудьте учесть обеденный перерыв. В итоге вы должны сформировать отчет за день. Собственно, больше никаких сложных настроек здесь нет.

Чтобы отчет был актуальным, нужно обязательно фиксировать каждое действие, проделанное вами в течение рабочего дня. Для этого существуют «Задачи и проекты», которые, в свою очередь, связаны в Битриксе 24 с разделом по учету рабочего времени. Именно на их основе формируется правильный отчет. Если действия не прописаны, система просто выдаст информацию о 8-часовом рабочем дне. А что сотрудник делал все это время, непонятно. Информация будет пустой.

Планируем правильно

В «Задачах и проектах» можно устанавливать задания в любых комбинациях, например:

• коллегам от вас
• вам от коллег или руководителя
• себе

Перечень поставленных целей отображается в трех форматах:

1. Список
2. Мой план
3. Гант

Удобнее работать с форматом «Мой план». Он позволяет раскидать задания по разным колонкам, в соответствии со стадией, в которой она находится. Количество и категории колонок вы обозначаете сами. Например, есть колонка «Сегодня» или под названием «На неделю». Отдельно можно разместить цели «На проверку» либо в колонке «Завершенные».

Исходя из опыта, мы определили правила, которые нужно соблюдать при постановке задач в программе. Они помогут сотрудникам компании избежать разнобоя. Вот краткая инструкция:

1. Начинайте предложение с глагола. В названии используйте действие, которое должен совершить исполнитель.
2. Всегда устанавливайте дедлайн по выполнению, чтобы она не потерялась и не зависла в системе.
3. Делайте подробное описание задачи, уточняя самое важное. Используйте ссылки.
4. Сначала нужно сделать проект, внутри которого прописывайте само задание, и группу. Это поможет систематизировать информацию и оперативно находить нужную задачу среди общей массы материалов.

Для создания проектов, которые удобнее создавать внутри карточки клиента, и групп зайдите в «Группы», расположенные в левом меню. Нажмите кнопку «Создать» и выберите необходимую вам опцию. Лучше создавать группы для тех рабочих процессов, которые не имеют четких крайних сроков.

Ведем активные коммуникации

Коммуникации являются одним из основных преимуществ Битрикс 24. Почти во всех программных элементах, где хранятся упорядоченные данные, можно получить быструю обратную связь. Разберем подробнее основные коммуникации.

Панель уведомлений и чаты

Уведомления, как и чаты, находятся в правом меню. Здесь вы можете увидеть все действия, касающиеся вас, которые могут происходит в любых разделах портала. Чаты можно создавать групповые или индивидуальные. Они могут быть открытыми или закрытыми.

О том, как настроить панель управления в Битрикс 24, можно узнать из здесь.

Живая лента

Живая лента похожа на ленту ВК. В ленте можно писать сообщения всем работникам компании или отдельной группе. Здесь любой из сотрудников может обсудить конкретный вопрос и принять решение с помощью голосовалки. Есть также функция «Поделиться», например, нужным сервисом или интересным тематическим материалом.

Комментарии

Любой сотрудник компании может прокомментировать поставленную задачу. Неважно, адресована она ему или нет. Оставляя комментарии, можно указать, кому он предназначен.

По той же схеме оставляют комментарии к запланированным в календаре событиям. Открывайте событие, смотрите подробности в описании, оставляйте комментарии.

Как по инструкции работать с CRM

CRM состоит из нескольких элементов. У каждого – своя карточка. Структура у карточек одинаковая, но внутри могут быть разные поля и вкладки. Даем инструкцию, как начинать работать в CRM:

Создаем Лид. В него заносим данные клиента, вручную или импортом из других вкладок. Получать Лиды можно из звонков, электронной почты, мессенджеров.

Заполняем карточку конкретного клиента в самом Лиде. Подробную информацию заносим в полях, чтобы Лид легче обрабатывать и переводить его дальнейшую стадию. Каждое поле настраивают под цели определенного бизнеса. Вверху указывают стадию нахождения Лида.

Проводим конвертацию Лида в нужную сущность. Это может быть, например, сущность «Сделка» или «Компания». Информация из карточки Лида полностью дублируется в карточках сущностей. Но к ним добавляются дополнительные разделы и стадии, индивидуальные для каждой сущности.

Переходим в раздел «CRM Старт». В нем есть главные показатели, которые касаются отдела продаж: выполнение плана, уровень эффективности разных каналов общения с клиентами, оценка результатов сотрудников. Итоговые показатели в виде инфографики легко читать и анализировать. Кроме того, в CRM можно создавать отчеты по готовым шаблонам, либо создавать свою форму.

Как работать с экстранетом

Экстранет – это специальное пространство Битрикс24, которое позволяет привлекать к сотрудничеству внештатных сотрудников и специалистов. Его удобно использовать тогда, когда вы привлекаете человека на временную работу или на отдельный проект. В таком случае регистрировать его на портале, как штатного сотрудника, не имеет смысла. Внештатного сотрудник вводят в экстранет, прикрепляют к конкретной группе и ограничивают доступ к информации в строго определенных рамках, без доступа в другие разделы портала.

К примеру, вы нанимаете юриста и ставите для него в экстранете конкретные цели. Юрист видит лишь свои задания, а вы можете видеть всю остальную информацию. У вас есть возможность спокойно работать на портале Битрикс 24 и одновременно отслеживать, как продвигаются дела у юриста.

Итак, вы получили инструкцию по основным этапам Битрикс 24. Можете начинать работать в ней самостоятельно.