Шаблоны договоров в Битрикс 24

Структура статьи:

1. Для чего нужны.
2. Где найти.
3. Как загрузить.
4. Как добавить.
5. Как отправить.

Понятие шаблона в Битриксе 24 означает готовый макет любого документа, существующего в системе. Это может быть договор, счет, доверенность и другой стандартный бланк, который используют в компании. У каждого документа есть поля: с конкретными датами, постоянные и переменные. В этом материале мы поговорим о готовых формах договоров. Вы узнаете, как в Битрикс создать договор, как внести правки и отправить готовый документ на согласование клиенту.

Для чего нужны шаблоны договоров

Чтобы бизнес работал хорошо, важно грамотно выстроить сопровождение каждого клиента, в том числе, документооборот по продажам. Наличие готовых форм помогает быстро подготовить нужные бумаги и оформить сделку без лишних согласований. Менеджер может за несколько минут составить коммерческое предложение по предустановленной форме, подготовить к подписанию документ, выставить счет на оплату. В результате он сэкономит время и сможет избежать ошибок, которые бывают при вводе данных вручную.

Вы можете пользоваться готовыми формами для согласования или создавать свои. Чтобы работать с готовыми образцами, необходимо открыть доступ к ним конкретному пользователю или группе сотрудников.

ВНИМАНИЕ! Настройка прав доступа к документам CRM возможна не на всех тарифных планах Битрикс24.

Где найти предустановленные образцы документов в Битрикс24 и как их отредактировать?

Готовые образцы форм находятся в CRM. Зайдите в базу, а затем – в нужный вам раздел. Например, Сделка. В правом верхнем углу окна найдите кнопку Документ. Кликнув на нее, вы получите развернутый список готовых образцов. Выберите и сформируйте нужный документ, отредактируйте его при необходимости. Для этого потребуется скачать его на компьютер и сохранить в формате .doc.

Можно также внести изменения в образцы документов прямо на портале в следующем порядке:

1. Нажать кнопку Документ
2. Далее выбрать Добавить новый шаблон
3. Скачать нужный бланк, выбрав его из списка предустановленных в bitrix24 форм
4. Нажать кнопку Изменить

Таким образом, вы попадете в настройки выбранного документа, где можно вносить изменения.

Кроме того, что вы скачиваете и загружаете новый образец, в редакторе Битрикс24 можно восстанавливать бланки по умолчанию, менять их наименование, выбирать привязки к CRM, т.е. определять зону доступа документа. Можно также создавать привязку к стране. Здесь же назначают нумератор с помощью дополнительного конструктора. В процессе изменений не забывайте их сохранять. Измененный бланк будет доступен всем пользователям, имеющими нужные права доступа.

Как загрузить свой файл с кодами для подстановки данных CRM?

Ведение бизнеса требует быстрых решений и согласований. В процессе реализации поставленных задач зачастую не хватает предустановленных бланков. Что делать, если нужно загрузить в систему собственный образец договора, либо счета?

Это можно сделать через функцию Добавить свой шаблон. Процесс строится аналогично внесениям правок в существующий договор:

• Зайдите в сущность (компания, сделка, лид)
• Нажмите Документ и Добавить новый шаблон
• Появится список загруженных файлов
• Вверху справа нажмите Загрузить
• Добавьте новый образец с расширением .doc

Загруженный файл откроется в редакторе, который мы уже знаем. В нем можно установить новые параметры документа, которые также будет отражаться на портале в списке для генерации доступных документов. Удобство в том, что генератор без согласований автоматически забирает данные из полей сущности СРМ и вставляет их в новую форму бланка. Осталось понять, откуда брать готовые формы с кодами для подстановки данных, чтобы загрузить их в Битрикс24.

Символьный код копируют двумя способами:

Из готового образца Битрикс24

Подойдет, если:

• поля для подстановки есть в предустановленных образцах, и они простые
• необходимые вам параметры легко найти

Из справочника кодов, который встроен в конструктор документов портала

Подойдет:

• при работе с пятью и более кодами подстановки
• при использовании пользовательских полей сущностей, помимо штатных

Путь к справочнику символьных кодов: Документ/Добавить новый шаблон/шестеренка/выбрать Список полей.

В Списке запускаем процесс поиска нужного параметра по фильтру. Найденный код скопировать для создания будущего бланка. Готовый файл импортировать и настроить нужные права доступа. Документ готов.

Как добавить в шаблон печать, подпись или другое изображение?

Договор, созданный встроенным в Битрикс 24 генератором, можно сразу подписать и поставить печать компании. Для этого в документе нужно оставить место, чтобы вставить туда изображения. Реализация задачи зависит от текстового редактора. Разберем процесс подстановки изображений в Word.

1. Открыть готовый образец
2. Выделить рисунок под будущую печать
3. Выбрать в меню: Формат/Специальные возможности/Замещающий текст
4. Вставить описание печати {MyCompanyUfStamp}

При загрузке договора произойдет синхронизация, Битрикс24 автоматически поменяет изображение на готовую печать компании.

Переходим к процессу настройки реквизитов: CRM/Настройки/Реквизиты ваших компаний.

Откроется окно, где вверху справа нужно выбрать Добавить компанию. Среди блоков с данными компании выбирайте последний. Здесь находятся поля, куда загружают изображения:

• Логотип
• Печать
• Подпись руководителя
• Подпись главного бухгалтера
• Имена изображений выбирайте из справочника кодов CRM

Процесс настройки и загрузки проводят один раз и меняют при необходимости.

Как отправить готовый документ из Битрикс24 клиенту для согласования?

Готовый бланк формируют за один клик. Теперь с документом можно проводить следующие манипуляции:

• Просматривать в отдельном браузере
• Распечатывать
• Отправлять по ссылке на согласование
• Скачивать в удобном формате (doc, рdf)
• Вставлять печать и подпись компании
• Добавлять и менять реквизиты
• Вставлять печать и подпись компании

Документ для согласования можно переслать по электронной почте непосредственно из карточки. А можно оставить ведение документа, чтобы вернуться к нему позже. Не волнуйтесь, все данные пройдут синхронизацию и будут сохранены в истории СРМ.

Если хотите запустить процесс повторно и создать новый бланк в одной сущности, система выдаст предупреждение и предложит варианты: присвоить предыдущий номер или создать новый.

В заключение назовем основные преимущества, которые вы получите при использовании шаблонных документов:

1. Вы экономите время на документах и согласованиях в процессе сопровождения ваших клиентов.
2. Не будет ошибок, которые часто допускают при вводе данных вручную.
3. Для менеджеров всегда готовы актуальные документы под рукой.