Как внедрение Битрикс24 помогло производителю обуви и текстиля объединить продажи, закупки и склад в одной системе

Как Битрикс24 помог производителю обуви масштабировать продажи без зависимости от собственника

Кратко о кейсе

«Маманонстоп» — компания полного производственного цикла, выпускающая обувь, одежду и текстильную продукцию под заказ. Среди клиентов — корпоративные заказчики, рекламные агентства, организаторы мероприятий, государственные учреждения, оптовые компании и маркетплейсы.

В структуре предприятия работает около 100 сотрудников, несколько производственных подразделений, собственный экспериментальный цех и три склада. Одновременно ведется большое количество заказов, закупок и поставок материалов, поэтому компании требовалась единая система управления продажами и внутренними процессами.

С какой задачей мы столкнулись

Компания активно росла, однако большинство процессов продолжали работать вручную и зависели от конкретных сотрудников.

Во время обследования мы выявили несколько системных проблем.

• Клиентская база находилась в Excel-файлах, личных телефонах сотрудников и различных учетных таблицах. История общения с клиентами принадлежала менеджерам, а не компании.
• Обращения поступали из почты, Авито, мессенджеров и по телефону, но единой точки обработки не существовало. Руководитель не видел, кто отвечает клиенту и на каком этапе находится работа.
• Воронка продаж не отражала реальные процессы. Сделки сопровождались вручную, без контроля сроков и обязательных действий.
• Закупки полностью велись через почту и переписки. Чтобы узнать статус поставки, приходилось искать информацию в письмах или связываться с закупщиком.
• Склад регулярно сталкивался с проблемой идентификации материалов. В документах поставщиков разные ткани обозначались одинаковыми названиями, поэтому определить, какие именно рулоны поступили на склад, было практически невозможно.

Какое решение мы внедрили

Мы построили единую систему управления продажами и закупками на базе Битрикс24.

На входе настроили квалификацию лидов, которая автоматически распределяет обращения по направлениям бизнеса и менеджерам. Все каналы коммуникации объединили в CRM, поэтому переписка и история взаимодействия теперь сохраняются внутри компании независимо от сотрудника.

Отдельным блоком автоматизировали закупку материалов. Вместо переписок появился полноценный бизнес-процесс с обязательными этапами согласования, оплаты, контроля поставки и передачи информации на склад.

Для решения многолетней проблемы с учетом тканей разработали механизм расшифровки каждой позиции закупки. Закупщик один раз заполняет характеристики материала, после чего склад заранее получает полную информацию о будущей поставке.

Что было настроено в Битрикс24

Контур продаж с автоматической квалификацией

Продажи разделили на три отдельных процесса: первичные обращения, исходящие коммуникации и основную воронку сделок.

На этапе обработки лида руководитель определяет тип клиента и направление бизнеса, после чего система автоматически назначает ответственного менеджера. Все заполненные данные сразу переносятся в карточку компании и контакта.

Это позволило убрать ручное распределение обращений, исключить ошибки при передаче клиентов между направлениями и ускорить начало работы с каждым новым заказчиком.

Единое окно обработки обращений

Подключили все основные каналы коммуникации: корпоративную почту, Авито, мессенджеры и другие источники заявок.

Теперь каждое обращение автоматически фиксируется в Битрикс24, а менеджеры отвечают клиентам через систему со своих рабочих адресов электронной почты.

Вся история общения сохраняется в карточке сделки, поэтому руководитель всегда видит, кто работал с клиентом, что обсуждалось и на каком этапе находится переговорный процесс.

Миграция клиентской базы

Перенесена и очищена база из 4 554 записей.

Сформированы:

• 2 880 компаний;
• 3 511 контактов;
• 2 186 связей между компаниями и контактами;
• нормализовано 3 681 телефон;
• разделены объединенные номера;
• выявлены и вынесены отдельным списком 763 некорректные записи.

В результате компания получила единую структурированную клиентскую базу, которая больше не зависит от конкретных сотрудников. Руководитель получил возможность анализировать продажи по направлениям бизнеса, быстро находить клиентов и использовать накопленную базу для повторных продаж.

Документооборот и аналитика

Настроили формирование договоров непосредственно из карточки сделки. Все реквизиты, условия сотрудничества и данные клиента автоматически подставляются из CRM — менеджеру остается только проверить документ и отправить его заказчику. Дополнительно настроили отчеты по источникам заявок, конверсии, активности менеджеров, просроченным сделкам и ABC/XYZ-анализу компаний.

Это позволило сократить время подготовки документов и дало руководителю объективную картину эффективности отдела продаж.

Смарт-процесс закупки

Закупки полностью перевели из почты и переписок в отдельный смарт-процесс Битрикс24.

Каждая заявка проходит единый маршрут: создание → согласование → поиск поставщика → прикрепление счета → оплата → доставка → приемка → закрытие. Система не позволяет перейти к следующему этапу, пока не выполнены обязательные действия: нельзя оплатить закупку без счета, а оформить логистику — пока поставщик не подтвердил готовность заказа.

В результате руководитель в любой момент видит статус каждой закупки, сотрудники перестали искать информацию в переписках, а количество ошибок из-за пропущенных этапов существенно сократилось.

Передача информации на склад

Одной из главных проблем компании было получение тканей без возможности определить, какой материал фактически приехал.

Мы добавили специальный блок расшифровки каждой позиции, где закупщик указывает тип ткани, плотность, ширину, цвет, количество и число рулонов. После заполнения информация автоматически передается кладовщику вместе с уведомлением о поставке и маршрутным листом.

Теперь склад заранее знает состав каждой поставки и может без ошибок принять материалы независимо от того, как они указаны в документах поставщика.

Как выглядит процесс после внедрения

Все новые обращения автоматически попадают в Битрикс24 и проходят первичную квалификацию.

После определения типа клиента система сама назначает ответственного менеджера, а вся дальнейшая история общения сохраняется в карточке сделки.

Если для выполнения заказа требуется закупка материалов, она создается в отдельном процессе и проходит обязательные этапы согласования, оплаты, поставки и приемки.

Еще до поступления материалов на склад кладовщик получает подробную информацию о каждой позиции и готовится к приемке.

Руководитель в любой момент видит загрузку менеджеров, статус каждой сделки, этап закупки и эффективность работы отдела продаж по единой системе отчетности.

Результаты проекта

Ориентировочные эффекты после запуска:

• сократилось время обработки новых обращений;
• исключены потери клиентской базы при смене сотрудников;
• ускорилась подготовка договоров и коммерческих документов;
• закупки стали полностью прозрачными для руководителя;
• снизилось количество ошибок при приемке материалов на складе;
• руководитель получил объективную аналитику по продажам и эффективности отдела без ручного сбора информации.