Задачи в Битрикс 24: что это, как настроить, создать и удалить

Система Битрикс 24 – удобный универсальный инструмент для постановки задач в рамках компании. Это позволяет упорядочить работу сотрудников, вести контроль выполнения работ, организовать взаимодействие между руководством и штатом. За организацию работы отвечает отдельный раздел в Битрикс 24, который называется «Задачи» и является таск-менеджером.

Как поставить задачу: пошаговая инструкция

Главный плюс функционала системы – простота постановки задачи. Это выполняется за несколько простых шагов:

В основном меню необходимо выбрать раздел «Задачи и проекты» и команду «Добавить задачу».
В появившемся поле нужно провести настройку, заполнив все ключевые пункты: задать название, добавить ответственных, соисполнителей и наблюдателей. Также здесь прописывается дедлайн и можно проставить отметку о важности задачи.
В поле описания задачи можно прописать требования технического задания, приложить файл с дополнительной информацией, прикрепить ссылки.
Во вкладке «Еще» можно управлять настройками приватности для других пользователей: например, добавить возможность смены срока выполнения, переноса в другие папки и т.д.:

Роли в задачах

Существует три роли, которые участник может исполнять.

Постановщик. Это человек, который изначально ставит задачу и контролирует ее выполнение. Он назначается на эту роль автоматически, но может быть изменен, если это необходимо.

Ответственный. Отвечает за исполнение задания. Назначается постановщиком, а сам, в свою очередь, может добавлять дополнительных наблюдателей и менять статус задачи, если это разрешают настройки.

Наблюдатель. Сотрудник, который может контролировать выполнение работы, видеть текущий статус и давать комментарии. Наблюдателей может быть несколько, обычно это вся команда проекта или руководитель ответственного.

Меню задач

Благодаря меню, расположенному в верхней части экрана, пользователь может значительно упростить свою работу. Меню включает несколько разделов:

«Все». Список задач, в которых пользователь выступает в одной из ролей
«Делаю». Список задач, в которых пользователь выступает в роли ответственного
«Помогаю». Список задач, в которых пользователь является соисполнителем
«Поручил». Список задач, которые поставлены пользователем
«Наблюдаю». Список задач, где пользователь имеет статус наблюдателя

Рядом с задачами могут быть пометки, указывающие на новые непрочитанные комментарии:

Шаблоны

Шаблоны позволяют упростить работу с задачами, имеющими стандартные условия. Можно заранее ввести название, назначить ответственных и наблюдателей, создать описание. В меню «Задачи и проекты» во вкладке «Еще» необходимо выбрать команду «Добавить». В появившейся вкладке можно внести всю нужную информацию, а в дальнейшем выбирать этот шаблон при постановке:

Повторяющиеся задачи

Создаются по аналогии с шаблонными. Единственное отличие – такие задачи будут ставиться в автоматическом режиме в определенное время (например, во время подготовки отчетности). Настройку можно сделать в разделе «Дополнительные настройки» – «Сделать задачу регулярной». Далее прописать даты и количество повторений:

Чек-листы и подзадачи

Чек-лист требуется в том случае, если задача состоит из небольшого количества шагов, выполнение которых нужно проконтролировать. Одноименный пункт есть в настройках при создании задачи: «Чек-листы» – «Добавить пункт». При выполнении они будут автоматически вычеркиваться:

Подзадачу можно поставить через меню «Добавить». Она будет присоединена к основной задаче, для нее может быть назначен отдельный ответственный:

Диаграмма Ганта

Это удобный способ сортировки задач для пользователя. Он установлен в Битрикс 24 по умолчанию, а задачи в нем распределены по срокам выполнения. С помощью диаграммы Ганта постановщик может контролировать одновременно всю группу, а также менять сроки одним кликом:

Благодаря диаграмме Ганта задачи можно связывать друг с другом, что бывает особенно удобно при выполнении большого проекта. Также с ее помощью можно быстро распределять задачи по сотрудникам. В меню можно контролировать личную загрузку каждого:

Как закрыть задачу

После выполнения задания задачу необходимо завершить. Для этого существует кнопка с таким названием в меню над окном отправки сообщения. Перед завершением необходимо убедиться, что все подзадачи и чек-листы также завершены. Обычно Битрикс 24 требует ввести время выполнения. После окончания работы задача попадает в раздел «Завершены»:

При необходимости ее можно возобновить:

Как удалить задачу

В разделе «Мои задачи» нужно отметить галочкой нужную и выбрать соответствующую команду в меню. Также эту операцию можно выполнить и внутри самой задачи. Те же операции можно выполнить с шаблонами и повторяющимися задачами. Восстановить удаленные можно в разделе «Корзина»:

Отчет по задачам

В рамках Битрикс 24 есть также и конструктор отчетов, с помощью которого можно отслеживать эффективность работы. Чтобы получить отчет, нужно зайти в раздел «Задачи и Проекты» – «Еще» – «Отчеты» – «Добавить отчет». Нужно ввести его название, указать период, за который требуется получить информацию. Отдельно можно настроить ключевые колонки (например, «Ответственный», «ФИО» или «Оценка»), выбрать тип отображения данных, сортировку. Фильтры можно настроить по отдельному проекту или сотруднику. Отчет выводится в виде диаграммы, тип которой можно также выбрать в настройках. По умолчанию доступ к отчетам есть только у того, кто их создает, но в настройках приватности можно поделиться отчетностью с другими:

Что такое задача и как с ней работать в CRM Битрикс24