Настройка Битрикс24 для компании по продаже багги и квадроциклов: как объединить продажи, дилерскую сеть и сервис в одной системе

Компания более 6 лет занимается продажей багги и мотовездеходов. Основной объем продаж приходится на дилерскую сеть, также компания развивает розничное направление, сервисное обслуживание и продажу запчастей.

По мере роста бизнеса увеличивалось количество обращений из Avito, телефонии и мессенджеров. Работать с ними становилось сложнее: часть информации хранилась в Excel, часть — в бумажных записях, часть — оставалась в переписках сотрудников. Это затрудняло контроль продаж и создавало риск потери клиентов.

Мы внедрили Битрикс24, объединили все каналы коммуникации в единую CRM, автоматизировали ключевые процессы и настроили отдельные бизнес-процессы для работы с дилерами, сервисом и документооборотом.

В результате компания получила единую систему, в которой контролируется весь цикл работы с клиентом — от первого обращения до оформления документов и сопровождения сделки.

Кратко о кейсе

С какой задачей мы столкнулись

Основная часть продаж компании проходит через дилерскую сеть, поэтому важно контролировать не только входящие обращения, но и работу с регионами, дилерами, сервисными заявками и документами.

До внедрения Битрикс24 работа строилась сразу в нескольких системах. Информация о клиентах, сделках и дилерах хранилась в Excel, бумажных записях и личных переписках сотрудников.

Это приводило к ряду проблем:

• часть обращений терялась между Avito, звонками и мессенджерами;
• менеджеры обрабатывали не все заявки;
• информация по дилерам и регионам была разрозненной;
• бонусы за открытие новых регионов рассчитывались вручную;
• руководителю приходилось самостоятельно разбирать спорные ситуации с клиентами;
• при увольнении менеджера история работы с его клиентами могла быть потеряна.

Компании требовалась единая CRM-система, которая позволит контролировать продажи, автоматизировать рутинные операции и сделать работу отдела продаж прозрачной.

Какое решение мы внедрили

Перед началом внедрения мы изучили действующие процессы компании: как поступают обращения, как менеджеры работают с клиентами, каким образом развивается дилерская сеть и как оформляются документы.

На основе аудита была спроектирована структура Битрикс24, которая учитывает особенности бизнеса клиента и объединяет все направления работы в одной системе.

Мы настроили CRM, подключили каналы коммуникации, интегрировали IP-телефонию, автоматизировали внутренние бизнес-процессы и подготовили систему отчётности для руководителя.

Что было настроено в Битрикс24

CRM для продаж

Настроили воронки продаж, стадии сделок, карточки контактов, компаний и сделок, а также права доступа сотрудников.

Теперь вся работа с клиентом ведётся в одной системе, а история взаимодействия сохраняется независимо от того, какой менеджер ведет сделку.

Подключение каналов коммуникации

Объединили Avito, телефонию и мессенджеры с Битрикс24.

Все новые обращения автоматически фиксируются в CRM, создают сделку и сразу попадают в работу. Это исключает потерю заявок и избавляет сотрудников от ручного переноса данных.

Интеграция IP-телефонии

Подключили рабочие номера менеджеров к Битрикс24.

Все звонки автоматически сохраняются в карточке клиента вместе с записью разговора. Руководитель может контролировать качество обработки обращений и видеть, по каким заявкам уже была проведена коммуникация.

Автоматизация работы с дилерской сетью

Для компании мы разработали отдельный бизнес-процесс управления дилерской сетью и регионами.

Ранее менеджерам приходилось вручную проверять, закреплен ли город клиента за действующим дилером. Это занимало время, создавало риск ошибок и усложняло контроль соблюдения дилерских соглашений.

Мы настроили единый справочник городов и связали его с CRM. Теперь при создании сделки менеджер указывает город клиента, после чего система автоматически проверяет, закреплена ли эта территория за дилером. Если город уже обслуживается партнером, менеджер получает уведомление и может сразу передать обращение дилеру или направить клиента к официальному представителю.

Этот же механизм используется при развитии дилерской сети. Когда поступает запрос на сотрудничество из нового региона, менеджеру не нужно обращаться к руководителю или искать информацию вручную — система сразу показывает, свободен ли город для открытия нового дилерского представительства.

Что это дало бизнесу

Компания получила прозрачный контроль над дилерской сетью и соблюдением эксклюзивности регионов. Менеджеры больше не тратят время на ручные проверки, быстрее обрабатывают обращения и не допускают ошибок при распределении клиентов. Руководитель, в свою очередь, в любой момент видит свободные и занятые территории и может эффективнее планировать развитие дилерской сети.

Отдельный процесс для сервиса и запчастей

У компании одновременно поступают обращения по продаже техники, подбору запчастей и сервисному обслуживанию. Кроме того, с компанией работают как дилеры, так и розничные покупатели. До внедрения все обращения из разных каналов попадали в общий поток, поэтому сотрудникам приходилось вручную разбирать заявки и определять, кто должен с ними работать.

Мы объединили все каналы коммуникации в Битрикс24, где каждое новое обращение автоматически создает лид. Система отсеивает спам, распределяет целевые обращения между менеджерами и ставит задачу с нормативом времени на первый ответ.

После квалификации заявка автоматически направляется по нужному сценарию: продажи техники, сервисное обслуживание или работа с запчастями. Для заказных запчастей дополнительно настроен контроль сроков ожидания, а процесс закупки вынесен в отдельный бизнес-процесс.

Что это дало бизнесу

Менеджеры больше не тратят время на ручную сортировку обращений — каждое из них сразу попадает к нужному специалисту. Клиенты быстрее получают ответ, а руководитель может отдельно анализировать эффективность продаж техники, сервиса и направления запчастей, не теряя общей картины работы компании.

Электронный документооборот

Настроили шаблоны счетов, договоров, актов, УПД и других документов прямо в Битрикс24.

Теперь менеджеру не нужно заполнять документы вручную. Достаточно открыть сделку и выбрать нужный шаблон — документ формируется в один клик, а все данные о клиенте, компании и сделке автоматически подставляются из CRM.

После этого документ можно сразу отправить клиенту прямо из карточки сделки. Это сокращает время на подготовку документов, снижает вероятность ошибок при заполнении и помогает соблюдать единый порядок оформления.

Отчётность

Настроили отчёты по продажам, работе менеджеров и дилерской сети.

Руководитель получил возможность в любой момент видеть текущую ситуацию без необходимости собирать данные вручную из разных источников.

Как выглядит процесс после внедрения

До внедрения работа строилась так:

Заявка → менеджер вручную фиксирует информацию → переносит данные в Excel → оформляет документы → передает информацию другим сотрудникам.

После внедрения процесс стал единым:

Заявка автоматически попадает в Битрикс24 → создаётся сделка → назначается ответственный менеджер → фиксируются звонки и история общения → формируются документы → руководитель контролирует процесс в CRM.

Благодаря этому все подразделения работают в едином информационном пространстве, а руководитель видит полную картину продаж.

Результаты проекта

После внедрения Битрикс24 компания КТА получила единую систему управления продажами, дилерской сетью, закупками и сервисным обслуживанием. Большинство процессов, которые раньше зависели от внимательности сотрудников, теперь контролируются системой автоматически.

Что это дало компании

• В сезонный период обращения из восьми разных каналов больше не теряются и сразу попадают в работу.
• Контроль дилерской сети перестал зависеть от памяти сотрудников — соблюдение региональной эксклюзивности проверяется автоматически.
• Менеджеры не тратят время на ручную проверку городов, поиск информации по закупкам и распределение обращений.
• Руководитель заранее видит сделки, которые требуют внимания, и может вмешаться до того, как задержка повлияет на клиента.
• Вся информация по продажам, закупкам, дилерам и сервису хранится в единой системе, что обеспечивает прозрачность процессов даже при росте количества обращений.
• Битрикс24 стал единой рабочей системой, которая объединила продажи, дилерскую сеть, сервис и документооборот, сократила количество ручных операций и повысила управляемость бизнеса.