Назад

SalesPlace - настройка CRM-системы

Компания SalesPlace – молодая организация, которая занимается маркетинговыми исследованиями конкурентов.

В период пока шел процесс регистрации организации, клиентом было решено не стоять на месте, а эффективно использовать время. Начались работы по выстраиванию комплексного подхода отдела холодных продаж для запуска нового бизнес-проекта. Обращение к нам стало рекомендацией нашего предыдущего клиента, которому понравилось наше отношение к работе и стоимость.

В ходе работ, которые предполагают внедрение Битрикс24, мы решили такие моменты:

  1. Выполнили требования клиента по проведению работ в кратчайшие сроки.
  2. Настроили жизненный цикл клиента, начиная с импорта холодной базы и до конца проекта.
  3. Провели настройку контроля и управления отделом продаж.
  4. Обработали вопросы подключения и настройки сценария IP-телефонии и подключили её на корпоративный портал.
  5. Выполнили настройку индивидуальных отчетов относительно холодных продаж с выгрузкой в Эксель.

Основываясь на нашем опыте, мы предложили настроить дополнительный контроль РОПу в режиме реального времени. Контроль должен был осуществляться за лидами в чате, а также предложили формирование отчетности, касательно проваленных сделок. Серьезной проблемой являлась смена сотрудников отдела менеджмента в холодных продажах, в связи с чем мы выдвинули предложение по настройке базы знаний организации (Вики), что позволит намного быстрее обучать новых работников регламенту.

С какими особенностями проекта мы столкнулись в процессе внедрения Битрикс24:

Первый этап, с которого началась работа над проектом по внедрению — проведение аудита бизнес-процессов и составлением ТЗ касательно последующих работ над проектом.

Кейс по внедрению Битрикс24 в столь сжатые сроки был необычным, так как было выдвинуто требование успеть всего за 2 недели, это действительно мало, стоять на месте было некогда. Чтобы выполнить запрос клиента, нами было принято решение провести аудит бизнес-процессов и настройку корпоративного портала параллельно. Это прибавило сложности, но данное решение — ключ к существенной экономии времени.

Для решения задачи мы:

  1. Описали все бизнес-процессы организации согласно логике работы Битрикс24.
  2. Выполнили настройку воронки лидов.
  3. Осуществили настройку воронок “холодных продаж”, “продаж”, а также “производства”, и связали воронки между собой на нужных стадиях:
  4. Произвели настройку роботов и полей в лидах, сделках, смарт-процессах, в контактах и компаниях.
  5. Организовали подключение и настройку сценариев, произвели интеграцию CRM Битрикс24 и IP-телефонии "Билайн бизнес: Облачная АТС".
  6. Произвели интеграцию корпоративных почтовых ящиков сотрудников.
  7. Выполнили реализацию бизнес-процессов:
    • импорт холодной базы, включая создание компаний и контактов, а также с проверкой корректного заполнения всех полей:
    • воплотили в жизнь возможность просмотра индивидуальных ежедневных и ежемесячных отчетов с выгрузкой в Эксель для разбора следующих моментов:

      - количество новообразованных лидов, количество забракованных лидов. Это ключ к пониманию эффективности источника базы

      - количество выходов на встречу по сотрудникам, а также выхода на КП

      - количество провалов по лидам, число продаж по статусам с комментарием для последующего изучения необычного статуса

      - число успешных сделок по статусам организации

    • произвели в жизнь бизнес-процесс по отправке контроля лидов в чат РОПу
  8. Провели настройку стандартных отчетов по телефонии, которые необходимы для изучения деталей продаж.
  9. Осуществили обучение и адаптацию работников по решению их задач в корпоративном портале.
  10. Выполнили настройку базы знаний (Вики) и внесли в данную базу регламент проведения работ:
  11. В качестве подарка предоставили клиенту 3 часа техподдержки, которая была направлена на оптимизацию процессов с момента старта решения практических задач работниками на портале.

Каких результатов мы достигли:

Как результат проведения работ над проектом мы смогли произвести организацию работ отдела как холодных, так и теплых продаж в фирме. Это позволило повысить уровень удобства, а также скорость контроля и управления процессом продажи.

Все цели, которые клиент поставил нам, были с успехом реализованы. Заказчику понравилась наша работа, сроки и стоимость. Он продолжает сотрудничество с нами по развитию нового функционала.

Выгоды внедрения Б24:

Благодаря нашей работе по ТЗ удалось получить целый перечень положительных моментов:

  • организация сумела в короткий срок начать сбор клиентской базы и осуществлять продажи
  • наша команда сделала процесс по контролю и анализу работы холодного и теплого отдела продаж более удобным, что крайне важно для бизнеса, который запустился недавно:
  • при помощи базы знаний, задача по обучению новых работников была решена. Это имеет высокую актуальность для недавно зарегистрированных компаний, так как именно такой бизнес требует постоянный поиск менеджеров
Пример использования системы в реальной ситуации определенного департамента

Вариант использования настроенного бизнес-процесса "импорт холодной базы":

В своей реализации каждая база отличается одна от другой. Так, в одной контакты будут идти без телефона и вместо телефонов будут вписаны адреса почтовых ящиков, а в другой, наиболее распространенной ситуации, номера телефонов и адреса почти размещены в одной строке. Из-за такого положения дел неверно выполняется подгрузка карточек, в которых отсутствуют телефоны. Возникают ситуации, когда требуется уделять значительное количество времени корректировке таких карточек, сколько их будет, зависит только от качества заполнения базы. Подобная дополнительная нагрузка отвлекает сотрудника от его основных рабочих задач.

Нам удалось настроить бизнес-процесс, который выполняет отправку в провал неверно заполненные контакты и делает это сразу. Для этого не требуется вмешательства менеджера. Помимо прочего, автоматически корректно расставляется каждое поле в сделке, контакте и компании. CRM-система, настроенная подобным образом, позволяет менеджеру не отвлекаться на решение мелких организационных моментов, а уделять все свое рабочее время исключительно прямым рабочим обязанностям.

Вариант использования настроенного бизнес-процесса "отправка контроля по лидам в чат РОПу":

За рабочий день менеджер холодных продаж получает конкретное количество лидов. Для случаев, когда ему не хватает времени на обработку всех лидов, система настраивается таким образом, что РОПу приходит контроль, и уже он может видеть, какой из лидов не был обработан.

Пример номер два: при фиксировании факта исходящего звонка от менеджера лид в автоматическом режиме меняет статус на "выход на ЛПР". Следующий этап наступает, когда истекут трое суток. При бездействии менеджера в отношении лида будет отправлено оповещение в чат РОПу. Оповещение будет содержать ссылку, ведущую на этот лид, данный лид будет переведен в проваленный статус "выход на ЛПР не сделан".

Заказчик остался доволен проделанной нами работой, мы смогли выполнить задачи в сжатые сроки без потери качества. Если вы желаете провести работы по внедрению Битрикс24 и не хотите терять лишнее время, оставляйте заявку на нашем сайте!

Сделаем проект вместе

Выбранный файл:
---
(Разрешенные форматы файлов - pdf, doc, docx. Размер файла до 5 мб)
Подпишитесь на рассылку и узнавайте о полезном, а также скидках и бонусах первыми